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Dank ADVANIS konnte der ASVZ den Datenschutzbestimmungsanpassungen vom September 2023 professionell und effizient gerecht werden. Herzlichen Dank für die Unterstützung!»
Marc Schärer
Projektleiter
Mit ADVANIS zur Datenschutz-Exzellenz: Die ASVZ-Erfolgsstory
Entdecken Sie, wie ADVANIS dem ASVZ half, Datenschutz zu verbessern. Mit einem massgeschneiderten Datenschutz-Check-up und gezielten Massnahmen.
Vorstellung ASVZ
Der ASVZ ist eine bedeutende Institution an den Zürcher Hochschulen, denn er bietet allen Hochschulangehörigen ein attraktives und vielfältiges Sportangebot. Mit seiner breiten Palette an Lektionen, Kursen, Camps und Events fördert der ASVZ nicht nur körperliche Fitness, sondern auch Gemeinschaftssinn und den Ausgleich zu Studium und Beruf. Durch seine engagierte Arbeit schafft der ASVZ eine dynamische und einladende Umgebung, in der Studierende, Mitarbeitende und Alumni/Alumnae ihre sportlichen Interessen entdecken und entwickeln können. Der Verband fördert auch den interkulturellen Austausch und die Integration durch Sport, was zu einem lebendigen und vielfältigen Campusleben beiträgt. Der ASVZ steht für Qualität, Professionalität und Fairness in allen seinen Aktivitäten und ist ein wichtiger Teil des akademischen Lebens in Zürich.
Ausgangslage
Der ASVZ erkannte die Bedeutung des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG) und strebte nach einer angemessene Konformität. Dabei stand er vor zahlreichen Herausforderungen.
- Ein Team von 50 Mitarbeitenden in der Administration und Organisation des Sportbetriebs sowie rund 1’000 Trainingsleitende «an der Front» sind mit der Verwaltung und Verarbeitung von Daten von tausenden Membern betraut. Dies sowohl zentral als auch dezentral.
- Ein weiterer Aspekt des Datenschutzes berührt der Umstand, dass verschiedene ASVZ Sport Center über eine Videoüberwachung verfügen – damit wird auch dieser Datenschutzaspekt berührt.
- Viele Prozesse der Datenverwaltung sind die grosse IT-Landschaft der ETH Zürich eingebettet. Daneben kooperiert der ASVZ betreffend verschiedener Dienstleistungen mit Dritten, was ein besonderes Augenmerk im Schutz der Daten darstellt.
Angesichts dieser vielschichtigen Struktur ist es für den ASVZ von entscheidender Bedeutung, nicht nur die rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen, sondern auch eine effektive und verlässliche Datensicherheitsstrategie zu haben und so das Vertrauen seiner Member zu wahren und den reibungslosen Betrieb seiner Aktivitäten sicherzustellen.
Projektumsetzung
ADVANIS führte beim ASVZ einen Datenschutz-Check-up durch, der ein auf die individuelle Risikosituation des Verbandes zugeschnittenes und strukturiertes, dennoch pragmatisches Vorgehen darstellte.
Dies ermöglichte es, innert kürzester Zeit einen Überblick über die aktuelle Datenschutzlage zu gewinnen und geeignete Massnahmen einzuleiten.
Dabei wurden sechs Elemente des Datenschutzes berücksichtigt:
- Richtlinien
- Governance
- Prozesse und IT-Systeme
- Mitarbeitende
- Drittanbieter
- Auftragsbearbeitung
- Kontrollsysteme
Auf dieser Basis unterstützte ADVANIS den ASVZ zusätzlich im Coaching-Ansatz bei der Entwicklung eines Datenschutz-Management-Systems. Durch dieses System erlangte der ASVZ die erforderliche Rechenschaftspflicht und reduzierte seine Risiken erheblich.
Die wesentlichen Schritte dieser weiteren Dienstleistung waren:
- die Definition eines auf den ASVZ zugeschnittenen Systems,
- die Beschreibung von Prozessen, Strukturen und Verantwortlichkeiten,
- die Festlegung der erforderlichen Dokumentationspflichten,
- die Identifizierung und Erstellung benötigter Vorlagen und Formulare,
- die Erfassung systemtechnischer Anforderungen und Lösungen
- sowie die Integration des Datenschutzes in bestehende Prozesse und Managementsysteme.
- Zudem wurde eine Roadmap definiert, um den Datenschutz langfristig und nachhaltig in der Organisation zu verankern.
Ergebnis
Durch sein Engagement für Datenschutz hat der ASVZ ein vertrauenswürdiges Umfeld geschaffen, in dem Member ihre persönlichen Daten sicher verwalten können. Der ASVZ setzt auf transparente Datenschutzrichtlinien und -praktiken, um die Privatsphäre seiner Member zu schützen.
Dies zeigt sich in der sorgfältigen Handhabung von personenbezogenen Daten bei der Registrierung, der Nutzung von sicheren Online-Plattformen und der Einhaltung strenger Datenschutzstandards gemäss den schweizerischen Gesetzen. Dank dieser Bemühungen können sich die Member des ASVZ sicher und geschützt fühlen.
