Success Story | Salesforce Optimierung eines Interessenverband

«

Der HealthCheck ermöglichte uns, die Vor- und Nachteile der Lösungswege für die geplante Salesforce-Funktionalität tiefgreifend zu verstehen. Die ausgesprochenen Empfehlungen versprechen uns eine deutlich effizientere zukünftige Nutzung der Plattform.

Zitat

Interner Projektleiter

Die Ausgangslage

Ein führender nationaler Dienstleistungs- und Interessenverband mit über 100 Mitgliedsorganisationen stand vor der Herausforderung, seine komplexen Mitgliederdaten und Veranstaltungsprozesse effizienter in Salesforce zu verwalten. Durch den ADVANIS Salesforce HealthCheck wurden bestehende Prozesslücken identifiziert und konkrete technologische Alternativen aufgezeigt. Das Ergebnis ist eine klare Roadmap zur Ablösung starrer Drittanbieter-Tools durch native Salesforce-Funktionen sowie eine signifikante Vereinfachung des Datenmanagements und der Marketing-Automation.

Das Unternehmen, ein bedeutender Schweizer Dienstleistungs- und Interessenverband, vertritt die Belange zahlreicher öffentlich-rechtlicher Mitglieder auf politischer und gesellschaftlicher Ebene.

Neben der klassischen Interessenvertretung gegenüber Medien und Politik fungiert der Verband als zentrale Beratungsstelle und Wissensplattform für seine Mitglieder. Zu den Kernaufgaben gehören der regelmässige Erfahrungsaustausch, die Publikation wissenschaftlicher Studien sowie die Erarbeitung von Richtlinien und Empfehlungen für die Branche.

Höchste Datenqualität und Prozesssicherheit sind das Fundament moderner Verbandsarbeit. Der ADVANIS Salesforce HealthCheck vereint technologische Exzellenz mit Schweizer Präzision – für eine CRM-Strategie, die Komplexität reduziert und Ihre Effizienz nachhaltig steigert.

Herausforderung

Der Verband nutzt Salesforce als zentrale Datenbank für die Verwaltung von Mitgliedsorganisationen, Kontaktpersonen und zur Rechnungsstellung. In der täglichen Praxis stiess die bestehende Infrastruktur jedoch an ihre Grenzen:

Komplexität & mangelnde Flexibilität: Die Verwaltung von Veranstaltungsanmeldungen erfolgte über eine externe App, die in der Bedienung zu starr und komplex war.

Systembrüche im Marketing: Aufgrund technischer Hürden in der bestehenden Pardot-Installation (Marketing Automation) mussten Mailings über ein Zweitsystem versendet werden. Dies führte zu zeitaufwendigen, manuellen Datenexporten und -importen via Excel.

Datenqualität: Die fehlende Verknüpfung zwischen Anmeldetools und der Kerndatenbank erschwerte die Dublettenprüfung und die Sicherstellung einer hohen Datenqualität.

Ziel war es, die bestehenden „Workarounds“ zu eliminieren und eine nahtlose, effiziente Plattformstrategie zu entwickeln.

Lösungsansatz

Um die Defizite systematisch anzugehen, entschied sich der Verband für einen begleiteten Salesforce HealthCheck durch ADVANIS. Im Zentrum stand ein intensiver Experten-Workshop, in dem die Systemlandschaft analysiert und folgende Lösungswege erarbeitet wurden:

Native Salesforce Flows: Als Ersatz für komplexe Drittanbieter-Formulare wurde die Umstellung auf native Flows empfohlen. Dies ermöglicht hochflexible Anmeldeprozesse (sowohl öffentlich als auch für geschlossene Mitgliederbereiche) mit direktem Datenbankzugriff in Echtzeit.
Effizientes Datenhandling: Vorstellung eines spezialisierten Excel-Plugins, das den Datenaustausch massiv beschleunigt und manuelle Fehlerquellen minimiert.
Harmonisierung der Kommunikation: Identifikation der Ursachen für die Probleme im Mailing-Tool (Veraltete Installation) und Festlegung der Schritte zur Konsolidierung der Marketing-Systeme.

Das Resultat

Durch die externe Validierung und die technologische Neuausrichtung profitiert der Verband heute von einer zukunftssicheren CRM-Strategie:

Effizienzsteigerung: Die Ablösung manueller Import/Export-Prozesse spart wertvolle Arbeitszeit in der Administration.

Höhere Datenqualität: Durch den Einsatz nativer Salesforce-Funktionen findet die Datenprüfung (Deduplizierung) direkt bei der Eingabe statt.

Klare Roadmap: Der Kunde hat nun die Gewissheit, dass geplante Investitionen in die Plattform technisch fundiert sind und den grösstmöglichen Nutzen stiften.